La gestion des doublons est une tâche cruciale dans la préparation de vos actions marketing.
Pourquoi gérer les doublons ?
Empêcher la création de doublons permet de maintenir une base de données « propre » empêchant ainsi la mise à jour de deux contacts pointant vers la même personne réelle occasionnant ainsi des erreurs lors de la mise à jour de champs et permettant d’éviter d’envoyer plusieurs exemplaires d’un courrier à la même personne par exemple.
DupeCatcher est là pour vous permettre d’empêcher la création de ces doublons lors de vos tâches quotidiennes.
Dans l’onglet « DupeCatcher Filters », création et paramétrage des filtres permettant de relever les doublons :
Type d’objets pouvant être pris en compte par le filtre :
Type d’actions à effectuer lors de la création ou de la mise à jour du type d’objets défini dans le filtre en présence d’un doublon :
ByPass Security : si coché, permet de vérifier la présence de doublons dans l’ensemble de la base de données Salesforce de l’entreprise, dans le cas contraire, seuls les enregistrements du propriétaire seront vérifiés
- Active : si coché, le filtre est actif (NB : un maximum de 12 filtres peuvent être activés en même temps)
- Création automatique possible d’une tâche pour l’utilisateur ou le propriétaire du filtre lors de la présence de doublons lors d’une création ou d’une mise à jour
Associé à ce filtre, une liste de règles : un filtre est associé à une ou plusieurs règle(s) et chacune sera vérifiée lors des modifications des données ou de la création de l’objet du filtre :
Lors de la création d’un objet ou de la modification de données, si l’objet résultant répond à l’une des règles du filtre actif, l’action demandée sur le filtre est exécuté. Par exemple si on utilise un filtre dont l’action est « Do Not Insert » pour l’option « Match on Insert Action » et dont la règle se repose sur l’email, et si l’on crée un nouveau contact avec un email déjà présent dans un des contacts de sa base, on obtient l’erreur suivante avec un lien indiquant le contact avec lequel il y a risque de doublon :
Lorsque l’action du filtre pour la création ou la mise à jour est « Report Duplicate », les informations sur la création d’un doublon n’entraîne pas une erreur telle que vu précédemment, mais la création d’une alerte consultable dans l’onglet « DupeCatcher Duplicate Alerts », le doublon est bien créé, mais les informations relatives à celui-ci sont conservées pour pouvoir le traiter.
En cliquant sur une des alertes on obtient son détail :
Le bouton « Merge or Convert Duplicates » permet de fusionner les informations des deux ou multiples objets en double afin de conserver les informations que l’on souhaite. 
« Allow override of blocked duplicated » permet d’outrepasser le fait qu’un enregistrement soit bloqué par un filtre. Si, par exemple, on crée un nouveau contact avec une adresse mail déjà présente et que l’on a décidé de ne pas permettre la création de doublons en se basant sur l’adresse mail, l’erreur est levée mais si l’on se rend compte que certaines personnes doivent obligatoirement avoir la même adresse, un bouton est présent et nous permet de ne pas tenir compte de cette alerte. Le nouveau contact est créé avec l’adresse telle quelle.
Simple d’utilisation, DupeCatcher est un outil de traitement des doublons aboutit empêchant leur accumulation dans votre base de données.
Sources
